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2015年11月04日 星期三 07:21 AM

近年来,企业差旅费用管控已经成为各行业企业尤为关注的话题。一方面,随着原材料和人力成本的不断攀升,企业的利润空间越来越低,业务部门在"开源"方面寻找机会的同时,财务部门自然扛起"节流"的责任。另一个方面,差旅费用作为费用的主要构成,首当其冲成为被管控对象。

一、降低成本

降本增效永远是企业追求的目标。降低成本有两方面含义:一方面是降低外部采购价格,一方面是减少内部管理运营中不必要的开支例。

降本增效案例:

某外资大型零售集团在全国有11家分公司,业务员大概在600人左右, 2012年以前一直没有专门的差旅政策, 员工出差只需要填写个人出差申请表,部门领导审批通过可报销,出差报销审核也不严格,每年光差旅费就达到400多万人民币,是一笔非常大的开支。在管理层的要求下,财务部作为牵头部门开始了一系列的整改措施,针对会议费用做了细致和明确的规定,包括:只要有办事处的地方不允许用酒店开会;一小时以内的会议不允许提供工作餐;租用紧凑型车必须乘坐三个人,租用商务车必须乘坐四个人以上。凡是开会必须提交会议材料和会议纪要,凡是未按照要求办理的均不允许报销。除了详细的差旅规定以外,集团还通过提高预算审批层级和落实预算总额控制两项措施进行管控,当年实现差旅费降低100多万元人民币,在销售额增加27%的情况下降低了成本,对利润做出重大贡献。

铂略财务培训认为企业的差旅费用管控不仅是企业对降低成本的需求,也是利润挖潜,防止利润被费用侵蚀的重要手段。

二、加强合规

合规包括财务合规、税务的合规和法律合规。财务、税务合规是指按照国家的会计制度、国家税法、公司的财务政策进行会计和税务处理,尤其是对发票和票据的合规管理。历年来税务稽查都是查税必查账,查账必查票,每年国家税务总局针对各行业企业都会开展专项的发票检查工作,所以说每个行业被稽查的风险都非常大。在中国经营的外资企业,除了要遵守中国的相关法律外,还要遵守其母公司所在国家的法律。比如美企需要遵守美国的《反海外腐败法》。

交际发票管控案例:

某大型美资食品制作企业的合规部门在复核某分公司的差旅/交际费用过程中发现,该分公司的差旅费管理没有遵守总部的差旅政策,同时报销发票大量使用手撕定额发票,部分被查证为假发票,酒店住宿没有提供水单,此外,两个非自然月报销的定额发票居然出现连号的现象,部分员工反应有些没有明细的交际费用为夜总会消费,目的是为了帮助公司提升业绩。面对这些可能会造成涉税风险的行为,合规部门协调公司主要部制定了多项改进措施,包括:严禁出现"KTV"、"夜总会"的不合规发票报销;鼓励销售开办产品介绍会;鼓励销售要求客户参加公司作为参展商的国际会展。通过一系列改进,不仅规避了税收风险,也提升了对客户的商业形象,提升了客户合作意向。

三、提高员工的满意度

企业需要减少对销售人员个人资金的占用。第一节省他们做费用报告的时间。第二加快报销审批和放款速度。

商务卡获取员工福利案例:

由于传统员工报账及请款的手续繁杂,放款速度慢,大大降低了员工的满意度。该公司采取为员工集中办理商务信用卡的方法,并使用一系列措施吸引员工使用,包括:商务信用卡以公司的信用背书,可申请较高额度;使用商务卡可取得医疗保险和班机延误赔偿等福利;商务卡所有的积分归为个人。员工大量使用商务卡后,避免员工接触现金,节省掉财务许多麻烦,员工也欢迎额外的福利,大大提高了员工的满意度。

铂略认为财务部门在差旅管理中扮演了三个角色,作为账房先生好好记账,为公司控制成本;作为警察做内部监督,审计工作;作为大管家,为员工服务。一个职位,多重角色,财务人员在差旅费用管控的路上任重而道远!

业内知名财务培训机构 铂略咨询将于2015年11月13日在上海斯格威铂尔曼大酒店举办"第二届企业差旅费用管控峰会",届时来自通用磨坊(中国)投资有限公司、乐天(中国)投资有限公司、滴滴快的、海正辉瑞制药有限公司、国家税务总局网站答疑团队成员、国旅运通、知名软件服务商"Infor"等数位知名企业财务经理人和业内差旅专家将汇聚一堂。

该峰会旨在饱受差旅费用报销问题困扰的广大财务同行带来一场关于差旅管控经验的饕餮盛宴!

峰会中将探讨"集团公司差旅费用管控思路与方法","差旅/交际费用合规管控案例分享","滴滴快的差旅费用管控案例分享","差旅费用报销中的涉税风险与应对措施","差旅供应商的选择与服务质量评估"等议题,这也是业内再次将最具实战经验的财务经理人和知名差旅服务专家汇聚一堂,并必将给大家带来一次高质量的头脑风暴!

峰会亮点:

1.学习节约费用支出,提高费用有效性

2.学习差旅费用报销中的税务风险规避和发票管理

3.学习差旅/交际费用报销的舞弊风险管控

4.学习如何提高员工报销满意度

5.借鉴差旅供应商的选择与服务质量评估方法

6.了解O2O企业的差旅费用规划

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